Introducción
Las evaluaciones son un método que ayuda a la organización a mejorar su desempeño a través del rendimiento de los participantes. Usualmente, se llevan a cabo antes de que los individuos se incorporen a las organizaciones, y si es aceptado, será evaluado constantemente a lo largo de su trayectoria laboral para valorar su desempeño, así como las posibilidades de mejora dentro de la empresa.
Entre más departamentos de la organización intervengan en la evaluación, más confiable será y tendrá como objetivo el desarrollo del empleado y la capacitación adecuada al puesto desempeñado.
¿Qué son las competencias laborales?
Entonces se puede decir que una persona que posee competencias laborales es aquella que posee conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para ejercer una profesión, resolver problemas propios de su actividad de manera autónoma y así como llevar a cabo un trabajo colaborativo.
Respecto a los puestos de trabajo concretos, las competencias laborales requeridas serán de acuerdo al mismo. Hooghiemstra (1992, citado por Gil, 2007) clasifica las competencias genéricas según los niveles de responsabilidad, de las cuales se desprenden los perfiles profesionales de acuerdo al giro de la organización.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS (ESTHER)
Las empresas deben estar a la vanguardia en cuanto a estrategias y aportes de su capital humano que las lleve a alcanzar sus objetivos y metas planteadas para la organización. Para lograr que se eleve su productividad y que tengan retorno de inversión se requiere de la gestión de los recursos humanos basada en competencias, además de la correcta evaluación del desempeño de los empleados (Capuano, 2004).
¿Qué es la Evaluación de desempeño por Competencias?
La evaluación por competencias es el proceso por el cual se evalúa la forma en que se está desempeñando el personal en su puesto de trabajo, y que sirva de base para la planeación de los recursos humanos, programas de capacitación y desarrollo para mejorar los resultados alcanzados por los individuos y por la organización por García, J. M. (2010). Se deberá tomar en cuenta el desempeño individual para determinar qué medidas se requieren tomar y les lleve a elegir el tipo de evaluación.
Algunas empresas realizan evaluaciones informales mediante la observación en el trabajo diario, aunque éstas arrojan información importante muchas veces suelen ser insuficientes; por lo tanto, también se utiliza un sistema formal de evaluación de desempeño que pueda ayudar a la identificación de debilidades en aspectos como la selección, la orientación y capacitación del personal.
El sistema de evaluación de desempeño debe ser válido, confiable, efectivo y aceptado por todos sus miembros. Se deben identificar los elementos relacionados con el desempeño, medirlos, y proporcionar retroalimentación a los empleados y al departamento de personal. Capuano (2004).
De acuerdo con Armstrong (1991), citado en García (2010), los propósitos de la evaluación de desempeño son:
-Mejorar el desempeño de los empleados identificando las fortalezas y debilidades
- Identificar quienes tienen potencial para asumir mayores responsabilidades
- Ayudar a decidir sobre incrementos salariales que relacionen de manera justa el nivel de remuneración con el nivel de desempeño.
La evaluación de desempeño también funciona para determinar si el evaluado tiene potencial para mejores puestos:
- ¿Qué potencial tiene el individuo para avanzar más allá de su nivel actual de responsabilidad?
- ¿Qué necesita hacer la compañía, el jefe directo o el propio individuo para asegurar que el evaluado desarrolle su potencial?
El proceso de evaluación debe basarse en hechos reales y objetivos y no en opiniones subjetivas; se requiere establecer estándares al inicio del periodo de evaluación para comparar lo logrado contra lo que se estableció previamente, ya que es posible que se critique a alguien por lo que no hizo, sin saber éste que tenía que realizarlo. (García, 2010).
El jefe o el Departamento de Recursos Humanos, comentará con los empleados acerca de los metas de la organización:
- Conocer el propósito general del puesto
- Qué tareas son fundamentales para cumplir con ese propósito, las principales responsabilidades deben limitarse a siete u ocho.
- Por cada tarea habrá objetivos por alcanzar durante un periodo definido.
a) Metas: resultados que pueden cuantificarse en utilidades, rotación de ventas, producto terminado o costo por unidad de producto terminado.
b) Estándares: enunciados cualitativos en áreas donde no pueden establecerse metas cuantitativas, sobre lo que debe lograrse continuamente para que la tarea se realice bien.
c) Tareas o proyectos especiales: cosas específicas que deben llevarse a cabo observando un estándar definido y en un tiempo determinado.
- Comparar los resultados obtenidos con las metas, los estándares o las tareas especiales e identificar las razones del éxito o del fracaso y llegar a acuerdos sobre los pasos que deban darse para mejorar el desempeño.
- Revisión de los objetivos para el siguiente periodo de evaluación
- El producto de las acciones acordadas y otras acciones requeridas.
Es parte del proceso normal del trabajo en una empresa u organización que los jefes o encargados de la administración lleven a cabo actividades que les permitan realizar evaluaciones permanentes, mediante:
- Un formato que contenga los factores a evaluar en los que se señale los objetivos a alcanzar por el trabajador, tareas descritas de forma clara.
- Un documento que deje claro el propósito del puesto (descripción detallada)
- Una relación donde se tengan anotaciones o registros del desempeño del trabajador durante el periodo a evaluar tales como:
a) Comentarios sobre el resultado alcanzado.
b) Comentarios sobre las fortalezas y debilidades del desempeño que contribuyeron a los resultados.
c) Enunciado de acciones acordadas por parte del trabajador como cosas específicas a mejorar.
d) Notas del jefe sobre el potencial que tiene el individuo y lo que se hará al respecto.
- El formato de evaluación deberá ser integrado al expediente personal del trabajador y el jefe debe conservar una copia que le sirva de guía para el siguiente periodo de evaluación.
De acuerdo con (García, J.M., 2010, p. 4), La evaluación de desempeño implica considerar una serie de características que propician la calidad en el desempeño
Pasos para la implementación de la evaluación de desempeño por competencias (ESTHER)
1. Intención para hacer la evaluación de desempeño.
2. Análisis de sistemas posibles de evaluación: se deberá diseñar el sistema de evaluación acorde con las competencias que se pretenden evaluar y las estrategias de la organización.
3. Confección del diccionario de competencias: se hace un listado de las competencias a evaluar inherentes a la compañía y de acuerdo con la misión y visión planteada por la compañía. Tales competencias pueden ser:
a. Liderazgo
c. Empoderamiento
d. Iniciativa
e. Orientación al cliente
4. Diseño de la evaluación: se deberán considerar todos los aspectos a evaluar y considerar un diseño propio, atractivo, sencillo de realizar y completo.
5. Comunicación: se da a conocer el diseño de evaluación a todos los miembros de la compañía, se recomienda que el Departamento de Recursos Humanos sea quien lo haga mediante:
a. Pequeñas reuniones por sectores
b. Reuniones generales
c. Vía intranet
d. Boletín interno extraordinario
e. Cartelera, etc.
6. Entrenamiento a los involucrados: tanto evaluados como evaluadores deben conocer el sistema de evaluación, su funcionamiento y el rol de cada miembro para evitar errores y ocupar el tiempo de forma eficiente. Se recomienda una prueba piloto para detectar algún fallo de comprensión.
7. Tiempo de evaluación: se recomienda hacerlo en una fecha cercana a fin de año. La duración depende del tamaño de la compañía y del método que se utilice (entrevistas personales, formularios, manuales, etc.).
8. Contenidos de la evaluación: se realiza el análisis de los contenidos para detectar conflictos, se toman decisiones sobre potencial, carrera, capacitación, remuneraciones de cada empleado evaluado y posteriormente se informa de los resultados y los planes de acción de acuerdo a los objetivos estratégicos organizacionales.
9. Análisis del sistema: se analizan las virtudes y defectos del sistema de evaluación, así como de la forma en que se implementó (recursos materiales, humanos, financieros, estrategias, tiempos, reacciones al sistema, clima laboral, etc.) con el propósito de mejorarlos y adecuarlo a las características de la compañía con miras a aplicar el siguiente año.
10. Feedback y seguimiento continuo: se realiza la retroalimentación; en la gestión por competencias, el seguimiento que se hará y la retroalimentación son importantes ya que se centra en el acompañamiento de la evaluación a través del futuro desempeño. (Capuano, 2004).
En los siguientes enlaces puedes obtener más información sobre el tema:
Generalmente en otros procesos o modelos se deja como actividad secundaria. En la gestión por competencias, el seguimiento y retroalimentación están revestidos de una importancia decisiva ya que se centra en el acompañamiento de la evaluación a través del futuro desempeño.
El objetivo del feedback es, una vez llevados a cabo y cumplidos, que pueda evaluar las oportunidades de cualquiera de las evaluaciones de desempeño que la mayoría de las compañías ejecuta, por ejemplo:
Y en este desarrollo de una retroalimentación para el seguimiento y mejoramiento hay uno en particular que llama mucho la atención, ya que pretende dejar ver una objetividad “al alcance de todos” se llama 360 Feedback premium, es un sistema de evaluación de desempeño integral donde la persona es evaluada por todo su entorno: jefes, pares, subordinados, proveedores y clientes. Cuanto mayor sea el número de evaluadores, mayor será el grado de fiabilidad del sistema. Una vez hecha la evaluación, se realiza el feedback de la misma al evaluado y, lo novedoso, es que también se realiza el feedback a los evaluadores intervinientes.
Este hecho se basa en la importancia de que todas las personas involucradas en el proceso se sientan protagonistas, no sólo en la etapa de evaluación, sino en la etapa de conocer de qué manera fueron procesados los datos que aportaron.
Adicionalmente, las personas deben tener la oportunidad de ver al evaluado, realizando la acción para poder estimar sus competencias, de esta manera al comparar la autoevaluación con las apreciaciones realizadas, se deja de lado parcialmente el favoritismo por el jefe, los empleados pueden sentir una mejor evaluación y de esta manera permitir que posteriormente los empleados puedan superar las dificultades observadas y encontrar el mejor plan de acción para maximizar las competencias de cada uno:
• Optimizar el aprovechamiento de las competencias de los empleados
• Otorgar a la compañía un novedoso y actualizado sistema de evaluación de desempeño.
• Satisfacer las necesidades y desarrollo profesionales de los empleados.
• Reducir gastos en procesos innecesarios y no satisfactorios.
• Favorecer la comunicación gerente-empleado.
• Brindar la posibilidad a los empleados de descubrir competencias mediante la mirada enriquecedora de los miembros que lo rodean.
• Ofrecer a los empleados la oportunidad de incrementar sus ingresos monetarios gracias al desarrollo de sus competencias.
• Proporcionar un plan integral de capacitación a los empleados de acuerdo a sus reales necesidades.
Ilustración Pixebar
Desarrollo de Propuesta
Se detallan los pasos para una correcta implementación:
1. Definición de las competencias específicas del puesto: Se recomienda realizar un listado de competencias para cada puesto según el perfil de éste. Es aconsejable un número no mayor a diez competencias, y las mismas pueden ser, por ejemplo, las siguientes: Integridad, Liderazgo, Empowerment, Orientación al cliente, Iniciativa, Adaptabilidad al cambio, Manejo de conflictos, Innovación, Honestidad, Capacidad para desarrollar a otros, Comunicación, Manejo de crisis y estrés, Creatividad, Satisfacción del cliente, Conciencia de procedimientos y métodos.
2. Diseño de la herramienta: La herramienta consiste en el soporte del proceso, es decir, el cuestionario o formulario de evaluación.
3. Planificación de los recursos: Se planifican las personas que intervendrán, los tiempos y los recursos materiales a emplear.
4. Comunicación a los empleados: Este paso es fundamental ya que se comunica a los empleados acerca de la evaluación y del método a emplear. Su importancia radica en evacuar cualquier duda que los empleados puedan tener porque de esa manera se asegura que la evaluación se realice sin dificultades y se puedan obtener óptimos resultados.
5. Elección de las personas: cada empleado debe elegir a sus evaluadores: superiores, pares, clientes, etc. Es importante recalcar que las evaluaciones son anónimas para garantizar la sinceridad y fiabilidad de las mismas.
6. Prueba piloto: Es importante realizar un ensayo del proceso para sondear posibles inconvenientes que se puedan presentar.
7. Lanzamiento del proceso: se hace público el lanzamiento de la evaluación con los interesados.
8. Relevamiento y procesamiento de los datos: Una vez recibidas las evaluaciones, se procede al análisis de las mismas diferenciándose por cada empleado. Esta tarea puede estar a cargo del departamento de recursos humanos o de un consultor externo (en este último caso para preservar la confidencialidad de la información).
9. Informe al evaluado: Se realiza un informe sobre el grado de desarrollo de las competencias del evaluado.
10. Informe a los evaluadores intervinientes: También se realiza un informe para los evaluadores. El mismo contendrá un resumen de la evaluación para que los evaluadores visualicen su participación y el grado de seguimiento que se realizará para el desarrollo de cada competencia.
11. Planificación de la gestión de desempeño para cada empleado: No olvidar que el método de evaluación es sólo un medio para un fin: el perfeccionamiento de las competencias de todos los miembros de la organización y, por medio de él, la mejora de los resultados de la empresa que es el fin último.
12. Continuidad: Se debe implementar alguna instancia de seguimiento de proceso desde el departamento de recursos humanos y el gerente debe estar abierto a recibir las inquietudes de sus subordinados, plasmadas en la evaluación.
13. Implementación de una gestión del conocimiento: La gestión del conocimiento es un conjunto de procesos y sistemas que permiten que el capital intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente.
Conclusiones
Como hemos visto el método de competencia previas, la retroalimentación es parte importante ya que producen información valiosa y de primera mano, además que al involucrarse varias personas en el proceso de evaluación, se quita una parte importante que impide, ser objetivo e imparcial: el favoritismo hacia una persona o personas.
El que el empleado conozca a cabalidad sus funciones, permitirá que muestre si tiene las competencias previas que se requieren en el puesto, para evitar que sus deficiencias impacten en la organización, pero también a través de la evaluación se pueden detectar áreas de oportunidad y elaborar una propuesta de intervención, todo esto de acuerdo a las necesidades de la organización
La propuesta planteada cumple cabalmente con los propósitos de la evaluación para realizar el feedback, que implica evaluar las oportunidades de crecimiento de cualquiera de los miembros de la organización, con la finalidad de mejorar el desempeño personal, y de esta manera, que la mayoría de las acciones que ejecutan las compañías sean productivas e impliquen progreso en organización.
Referencias
Capuano, A., M. (2004). Evaluación de desempeño: desempeño por competencias. Invenio, 7(13),139-150. Fecha de Consulta 10 de mayo de 2021. ISSN: 0329-3475. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=87713710
Gil, J. (2007). La evaluación de competencias laborales. Educación XX1, 10, 83-106. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=70601006
Vicente-Pinacho A. (2014) Evaluación del Desempeño por Competencias. Salud y Administración Vol. 1 núm. 2 http://www.unsis.edu.mx/revista/doc/vol1num2/A5_Desempeno_Comp.pdf
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Enlaces
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Ana María Godínez (2015) Recursos Humanos. Evaluación del desempeño. https://www.youtube.com/watch?v=uRzzPo7eiqY
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